Ce modèle générique pose plusieurs problèmes. Tout d’abord, il ne prévoit pas vraiment quoi faire des tickets bloqués ou en attente. En effet, le but plus ou moins assumé de ce genre de board – “dépiler de la demande” – entre souvent en contradiction avec la réalité : certains tickets stagnent ou dépendent d’éléments extérieurs à l’équipe. Une colonne ou un libellé “bloqué” ou “en attente” apparaît alors, qui finit bien trop souvent par devenir une “autorisation tacite” à oublier ces tickets.

Ensuite, le sens naturel de lecture des colonnes – de gauche à droite – pousse l’équipe à se concentrer sur ce qui est À faire, plutôt que sur ce qui peut être terminé. On se retrouve à commencer des tâches, alors que la logique la plus efficace serait très souvent de finir ce qui est déjà en cours avant d’attaquer de nouvelles demandes. Pour traiter cette problématique, les équipes avisées appliqueront un flux tiré en essayant de “lire le board à l’envers”. L’idée est pertinente, mais inverser le sens naturel de lecture demande un effort assez important : pour beaucoup, ce n’est pas intuitif et cela peut même devenir un frein à l’usage du board.

Les alternatives

Pour améliorer la lisibilité et l’efficacité d’un board, il suffit parfois de repenser sa structure et son organisation. 

Tous les visuels présentés dans la suite de cet article ont été réalisés avec Trello, mais les concepts sont bien sûr adaptables à d’autres outils (Miro, Jira, Notion, Asana, etc.) parfois avec un peu d’imagination. Pour ma part, j’ai pu tester ces différentes alternatives en contexte professionnel comme personnel, et constater leur impact réel sur la lisibilité, la priorisation et le comportement des équipes. 

Pour illustrer ces alternatives, j’ai choisi l’exemple d’un site d’e-commerce en utilisant les mêmes tickets sur chaque board. Pour faire simple, chaque ticket commence par un verbe d’action à l’infinitif et représente une fonctionnalité ou un livrable.

Voici quelques alternatives concrètes que les équipes peuvent expérimenter pour adapter leur board à leur contexte, leurs besoins et leurs préférences :

Colonnes de process en lecture verticale

Chaque colonne représente un processus de l’équipe ou une partie du processus. Par exemple une colonne “Livraison” dans laquelle on retrouve toutes les étapes nécessaires à la livraison d’un produit.

La lecture du board se fait verticalement : les tickets sont organisés du haut vers le bas en fonction de leur priorité. Le ticket en haut de la colonne est généralement celui qui sera terminé en premier, mais l’inverse est également possible (c’est d’ailleurs le cas sur l’image).

Certains outils permettent d’ajouter des séparateurs horizontaux pour distinguer différents statuts ou sous-étapes, mais cette fonctionnalité reste souvent limitée.

Colonnes thématiques

Ici, les colonnes ne représentent plus des états (À faire, En cours, etc.), mais des objectifs, des thèmes ou des grands axes de travail. Chaque colonne devient un espace de regroupement des tickets liés à un même sujet.

La progression se gère à l’intérieur des colonnes, soit par la priorisation verticale des tickets, soit via des étiquettes indiquant le statut, ou encore en utilisant des checklists dans les tickets.

Cette approche met l’accent sur la vision globale des priorités et des thèmes, plutôt que sur la mécanique du flux de travail.

Colonnes de releases

Chaque colonne du board correspond à une release ou une version du produit. L’objectif est de rendre visible le lotissement, c’est-à-dire quels éléments sont destinés à quelle livraison.

La priorisation interne importe moins, car c’est la définition de la version elle-même qui fixe le périmètre et les priorités. Le suivi fin (ordre, état d’avancement) peut se gérer au niveau du ticket (étiquettes, checklists, sous-tâches) ou via une partie secondaire dédiée à la gestion opérationnelle (potentiellement dans le même board). Cette approche est particulièrement pertinente lorsqu’il y a un fort enjeu marketing sur les versions et qu’elle peut se substituer à l’utilisation d’une roadmap.

Colonnes d’horizon

Dans cette approche, les colonnes représentent des horizons temporels : par exemple ce qui doit être traité maintenant (Now), ce qui viendra ensuite (Next), et ce qui est prévu pour plus tard (Later).

Le but n’est pas de suivre un flux d’avancement, mais de mettre en avant les priorités. La règle implicite : le ticket le plus haut de la colonne Now est celui à faire en premier. La progression détaillée d’un ticket importe peu : tant qu’il reste sur le board, cela signifie qu’il n’est pas encore terminé et qu’il est prioritaire. Si besoin, une gestion de la progression peut tout de même être apportée (étiquette, checklist, simple commentaire, etc.)

Colonnes inversées

Dans cette approche, le board n’est plus structuré en mode classique À faire → En cours → À tester → Terminé, mais dans le sens inverse : Terminé → À tester → En cours → À faire

L’idée est de mettre en avant, dès la première lecture en sens naturel (de gauche à droite), ce qui peut être terminé, afin d’encourager l’équipe à finir les tâches déjà engagées avant d’en commencer de nouvelles. On est ainsi plus proche d’une logique de flux tiré que de flux poussé.

Board allégé

Dans cette approche, chaque ticket sur le board représente un livrable complet, et non une simple tâche. Les actions nécessaires pour aboutir à ce livrable sont détaillées dans une ou plusieurs checklists internes au ticket : chaque point de la checklist correspond à une tâche ou une sous-partie du livrable. Là où cette approche montre sa puissance, c’est lorsque chaque ticket est vu comme une opportunité offerte à l’utilisateur.

La progression est directement visible grâce au taux d’avancement des checklists ou une visualisation sur le board, ce qui donne une vision claire de l’état du livrable, sans multiplier les colonnes ou les tickets de granularité trop fine.

Mix des alternatives

Toutes ces alternatives peuvent bien sûr être combinées pour créer un board sur-mesure. Par exemple, on peut imaginer des colonnes thématiques contenant des tickets représentant des livrables, chacun avec des checklists organisées selon les horizons Now / Next / Later qui peuvent eux-mêmes porter un statut via une étiquette. 

L’idée n’est pas de copier un modèle pré-fait, mais d’adapter le board à la façon dont l’équipe travaille réellement et à ce qui lui correspond le mieux à elle comme au produit sur lequel elle travaille.

Conclusion

Repenser un board visuel ne se limite pas à déplacer des colonnes ou changer des couleurs. Il s’agit avant tout de réfléchir à ce qui pourrait aider l’équipe dans sa façon de travailler. La façon dont le board est conçu influence directement le comportement de l’équipe et la manière dont les priorités sont gérées.

Un board n’est jamais neutre. Chaque colonne, chaque ticket, conditionne la manière dont les tâches sont abordées et terminées. Comprendre cette influence est la première étape pour créer un board qui aide réellement l’équipe à avancer efficacement.

Pour autant, il ne faut pas hésiter à sortir de ses habitudes ou à penser “Out of the Box”. Par exemple, parfois, revenir à un tableau blanc (Miro, Mural, physique, etc.), même temporairement, peut permettre de mieux cerner les besoins de l’équipe avant de s’orienter vers l’outil numérique le plus adapté.

L’expérimentation est clé : chaque équipe est unique, et ce qui fonctionne pour l’une ne fonctionnera pas forcément pour l’autre. L’objectif est de créer un board vivant, évolutif et capable de s’adapter pour refléter l’organisation réelle de l’équipe, lui faciliter le quotidien et l’aider à gérer les tâches dont elle a la charge.